10 elementos que debe medir un nuevo gerente

Por MANUEL FELIPE TAMAYO


 

De poco o nada sirve llenarse de cifras y gráficos coloridos en tablas de Excel si la información que posee un gerente no conduce a la toma de decisiones acertadas y encaminadas a ajustar la estrategia del negocio. Medir por medir esta pasado de moda y cada vez cobra mayor importancia el hecho de que los líderes empresariales se concentren en realizar controles concretos a los asuntos esenciales de la organización como los relacionados con las ventas, el apalancamiento financiero o la calidad del servicio.
De cualquier modo, es común que durante la puesta en marcha y el desarrollo temprano de una empresa (Entre el primer y quinto año de operación) los gerentes y encargados de las áreas principales no estén orientados por instrumentos que les permitan conocer de primera mano los avances de un proceso general o de una actividad puntual de su área de desempeño. Esta situación es generalmente causada o por el desconocimiento que tienen los líderes sobre los asuntos claves que se deben controlar en su empresa o porque la operación diaria del negocio es tan absorbente que no suele dar respiro para pensar en el “¿Cómo vamos?” y aún menos en el “¿Para dónde vamos?
En este post quiero mencionarles algunos aprendizajes de medición que han resultado de mi trabajo con gerentes de empresas recién creadas y en etapa de crecimiento. He recopilado 10 elementos que considero conforman una mezcla interesante y además retadora de asuntos que debe controlar (medir) cualquier líder de una iniciativa empresarial que se ubique en una fase inicial de desarrollo.

1. El clima organizacional

Qué piensan y sienten los colaboradores (las personas) en ausencia del líder. Cuales sensaciones les trasmite la organización y como cooperan entre ellos para lograr metas de corto y mediano plazo.

2. Las ventas

Cuál es el nivel esperado para un periodo, cual zona comercial es más o menos dinámica y que personas son más propensas al cierre efectivo de negocios son aspectos fundamentales que deben ser medidos constantemente.

3. Los equipos y maquinaria

Las acciones (fechas, por ejemplo) de mantenimiento preventivo, el vencimiento de licencias de software o el nivel de productividad son elementos clave que se deben calendarizar y medir.

4. El endeudamiento

Tanto es relevante conocer cuánto se debe y a qué tipo de entidades, como el costo financiero de los préstamos. El reto es minimizar tanto como se pueda el costo de la deuda y dejar capacidad de endeudamiento para el crecimiento en infraestructura o para imprevistos del negocio.

5. La percepción del servicio

El sondeo permanente de lo que sienten los clientes de nuestra compañía y sus productos es una tarea fundamental que le apunta a mejorar los procesos de producción y mercadeo. A veces basta con sondear a los principales clientes para saber si de “puertas para afuera” el mensaje está siendo claro.

6. La formación del personal

¿Qué tanto deben saber del negocio los equipos de trabajo de la empresa? ¿Cuál es el reto en capacitación que debe cumplirse en un periodo definido para mejorar un proceso clave de la compañía?
Lo que los colaboradores saben contrastado contra lo que deberían saber, es un reto a medir desde la dirección.

7. Los costos de producción

Es simple; si nos excedemos en las materias primas e insumos de nuestros productos (o servicios) estaremos impactando directamente las finanzas del negocio desde el punto de vista de la rentabilidad. El control de costos es una ciencia y nunca sobra un experto que de una mano para tener todos los indicadores según lo planeado.

8. La agilidad en los procesos

Lo que demora un camión en entregar un pedido, lo que tarda un aplicativo en arrojar los datos de un cliente que ha hecho una compra o el tiempo que transcurre entre una solicitud de producto y la entrega al consumidor, son ejemplos que definen la eficiencia de una organización.
Un menor tiempo de proceso que respete la calidad del producto es el estado ideal para todo gerente.

9. El entorno legal y económico

Desde la firma reciente de un tratado comercial del país en donde opera la empresa hasta la aparición de una nueva marca en el mercado, son factores externos que pudieran afectar el desempeño de un negocio. La tarea del gerente será estar informado (medir el ambiente) tanto como sea necesario para adelantarse y tomar medidas de cara a las fluctuaciones del ambiente legal y económico en un territorio.

10. La satisfacción de los socios

¿Están a gusto los inversionistas con la forma y velocidad con la que se expande la empresa? ¿Creen los socios que el gerente da el máximo técnico y humano para liderar la organización? ¿Las utilidades del negocio corresponden a lo planeado inicialmente? Estas preguntas que pudieran tener un componente subjetivo y humano son pertinentes para todo gerente que desea ajustarse a las expectativas de los financiadores del proyecto.
La satisfacción de los socios se controla con ejercicios de comunicación permanente y si en su empresa no hay socios no dude en conformar un comité externo a quien rendirle cuentas de tanto en tanto.

Sé que de primera impresión este decálogo parece imposible de cumplir pero les diré dos cosas frente eso: en primer lugar, he visto como llevar a cabo ejercicios de control no es más que una buena práctica de gerentes exitosos que con disciplina se han habituado a hacer un recorrido rápido cada mañana de los asuntos que les describí anteriormente, es decir, el tiempo y la constancia les harán ver esos 10 puntos como algo rutinario pero necesario en su negocio. Y en segundo lugar les preguntaría: ¿Cuál de los 10 elementos de control listados no está dispuesto a ejecutar? Elimine ese elemento de la lista y notará inmediatamente, casi por sentido común, que está poniendo en riesgo su proyecto empresarial.
¿Adicionarían otro factor clave que deba controlar un nuevo gerente? No duden en comentar.

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